Miten säästän oikea-aikaisella kaluston korvaamisella
Milloin on oikea aika korvata kalusto?
David Wilson kirjoittaa kirjassaan The Ultimate Guide to Commercial Vehicle Fleet Management, että useat kaluston omistajat eivät laske optimaalista vaihtoajankohtaa kalustolleen, vaan luottavat ennalta määrättyihin rajoihin, jotka perustuvat esimerkiksi kilometrisuoritteeseen tai ikään. Wilsonin mukaan yritykset ovat monesti päätyneet tähän toimintatapaan syystä tai toisesta, eikä sen toimintaa enää osata kyseenalaistaa. Kyseisellä toimintatavalla organisaatio ei hyödynnä heidän käytettävissään olevaa dataa ja heiltä saattaa jäädä saavuttamatta kilpailuetua verrattuna optimaaliseen korvausajankohtaan. Lisään itse yhden melko yleisen toimintatavan: Ei suunnitella, vaan reagoidaan tilanteisiin. Tällöin ajoneuvoa ei korvata, ennen kuin tilanteet siihen pakottavat.
Oikea-aikaisella kaluston korvaamisella ei pelkästään saada säästöjä kunnossapitokustannuksista, vaan myös liiketoiminnallista hyötyä tehokkaammalla toiminnalla. Markkinoilla voi korvaushetkellä olla tarjolla esimerkiksi polttoainetehokkaampi, tai muuten tarkoitukseen sopivampi laite.
Millä tavoin voidaan arvioida korvauksen ajankohtaa?
Whole life cost analysis:
Kyseisellä menetelmällä pyritään ottamaan huomioon kaikki ajoneuvon kustannukset kuten hankintakustannukset, arvonaleneminen, kunnossapitokustannukset ja vauriot, sekä polttoainekustannukset. Myös ajoneuvon vikaantumisista johtuvan seisonta-ajan laskennallinen kustannus otetaan tässä työssä huomioon kokonaiskustannuksissa.
Cost threshold analysis:
Kalusto vaihdetaan kun sen kunnossapitokustannukset ylittävät jonkin tietyn osuuden, kuten 30 %, kaluston arvioidusta jäännösarvosta. Tämä menetelmä on edellistä yksinkertaisempi, mutta vaatii silti kustannusten seurantaa, sekä säännöllisesti päivitettävän arvion jäännösarvosta. Menetelmä toimii paremmin, mikäli korvattava tuote on yleisesti saatavilla oleva standardituote.
Varsinkin jos korvattavan laitteen toimitusaika mitataan päivien sijaan kuukausissa (tai vuosissa), on syytä arvioida kaluston korvaustarpeita muutama vuosi eteenpäin. Jos teet suunnitelman kolmen vuoden päähän joka vuosi, pystyt välttämään suurimmat yllätykset korvaustarpeissa ja budjetoimaan asianmukaisesti. Laitteen nykyiset kunnossapitokustannukset on varmasti mahdollista selvittää, mikäli ne eivät tiedossa jo ole, samoin jälleenmyyntihinta-arvio. Hankalaksi analyysin tekee seisonta-ajan arvon laskeminen, sekä sen ja kunnossapitokustannusten ennustaminen seuraaville vuosille.
Seisonta-ajan kustannuksiin on otettava ainakin:
- Menetetty liikevaihto
- Kuljettajan palkka (mikäli jäi toimettomaksi)
- Sanktiot ajamatta jättämisestä / myöhästymisestä
- Ylityökustannukset ja ylimääräiset kalustokustannukset, mikäli työ joudutaan paikkaamaan muulla kalustolla
- Alihankkijakustannukset
Mikäli tästä potista tulisi esimerkiksi 800€/päivä, voi vuosittainen kustannus olla suurempi kuin ajoneuvon varsinaiset kunnossapitokustannukset.
Kunnossapitokustannusten ennustaminen vaatiin kustannusdataa ennustettavista ajoneuvoista. Vaikka kustannuksiin vaikuttaa monta eri tekijää, kuten ajotapa, ikä, käytön tyyppi jne. Päästään kohtuulliseen tarkkuuteen jo tietämällä ajoneuvon ikä, ajetut kilometrit ja arvioidut vuosittaiset kilometrit.
Ajoneuokalustolla kunnossapitokustannukset, ja sen mukana seisonta-ajan kustannukset kasvavat, jatkuvasti kaluston ikääntyessä. Kun tarkkailet näitä kustannuksia säännöllisesti, voit verrata niitä esimerkiksi uuden vastaavan kaluston huoltoleasing-sopimukseen. Jos taas pystyt ennustamaan näitä kustannuksia, pystyt tilaamaan uuden ajoneuvon jo ennen kuin vanhan kustannukset ovat nousseet liian korkeaksi, jolloin toimitusajat eivät ole ongelma.
Esimerkin vuoksi täysin kuvitteellisilla kustannuksilla tehty kuvaaja, mistä ilmenee oikea-aikaisen korvauksen merkitys. Mikäli ajoneuvon kokonaiskustannukset (kunnossapito ja seisonta-aika) kehittyvät kuvaajan mukaisesti ja uuden ajoneuvon toimitusaika on esimerkiksi vuosi, tulisi korvaava laite laittaa tilaukseen vuoden 2 lopuksi. Jos laite tilataaan vasta vuoden 3 päätteeksi, kun kustannukset saavuttavat uuden vastaavan laitteen kustannukset (rahoitus, kunnossapito, seisonta-aika), olet jo myöhässä. Maksat vielä yhden vuoden korkeita käyttökustannuksia, koska et reagoinut ajoissa.